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    檔號編制規則(DA T13-2022)

    時間:2023-10-12

    ICS 01.140.20

    CCS A 14



    中華人民共和國檔案行業標準

    DA/T 13-2022

    代替 DA/T 13-1994

    檔號編制規則

    Compilation rules for reference codes

    2022-04-07 發布 2022-07-01實施

    國家檔案局 發布


    DA/T 13-2022

    本文件按照GB/T 1.1-2020《標準化工作導則 第1部分:標準化文件的結構和起草規則》的規定起草。

    本文件代替DA/T 13-1994《檔號編制規則》,與DA/T 13-1994相比,除結構調整和編輯性改動外,主要技術變化如下:

    ----增加了“規范性引用文件”一章(見第2章);

    ----更改了“檔號”“全宗號”“類別號”“項目號”“案卷號”“件號”“頁號”的定義(見3.2、3.3、3.4、

    3.6、3.8、3.9、3.10,1994年版的2.1、2.2、2.4、2.5、2.6、2.7、2.8);

    ----更改了術語的名稱,“案卷目錄號”改為“目錄號”,“頁(張)號”改為“頁號”(見3.7、3.10,1994年

    版的2.3、2.8);

    ----增加了“檔案門類代碼”的定義(見3.5);

    ----增加了“適用性原則”(見4.6);

    ----將“合理性原則”更改為“一致性原則”,并更改了內容(見4.2,1994年版的3.2);

    ----更改了“擴充性原則”“簡單性原則”的內容(見4.4、4.5,1994年版的3.4、3.5);

    ----增加了“檔號的構成元素”一章(見第5章);

    ----更改了檔號的結構,設置了必選代碼和可選代碼、優化了類別號的組成、規定了按卷的檔號結構和按件

    的檔號結構(見第6章、第7章,1994年版的第4章);

    ----更改了檔號的編制方法,按照新的檔號構成予以規定(見第8章,1994年版的第5章);

    ----更改了對位數的規定(見6.1.3、7.1.3、第8章,1994年版的第5章);

    ----增加了檔號編制示例,便于理解操作(見附錄A)。

    請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發布機構不承擔識別專利的責任。

    本文件由全國檔案工作標準化技術委員會提出。

    本文件由國家檔案局歸口。

    本文件起草單位:國家檔案局檔案科學技術研究所。

    本文件主要起草人:聶曼影、魏伶俐、張淑霞、晏杰、王熹、陳吉。

    本文件的歷次版本發布情況為:

    ----1994年首次發布為DA/T 13-1994;

    ----本次為第一次修訂。


    DA/T 13-2022

    檔號編制規則

    1 范圍

    本文件規定了檔號的結構、編制原則和編制方法。

    本文件適用于檔案館(室)編制檔號。

    2 規范性引用文件

    本文件沒有規范性引用文件。

    3 術語和定義

    下列術語和定義適用于本文件。

    3.1

    代碼 code

    一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其他符號。

    3.2

    檔號 reference code

    以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識別檔案排列順序。

    [來源:DA/T 1-2000,5.12,有修改]

    3.3

    全宗號 fonds number

    檔案所屬全宗的代碼。

    3.4

    類別號 series number

    按照分類方案賦予全宗內各層級檔案類別的代碼。

    3.5

    檔案門類代碼 archival category code

    檔案所屬門類的代碼。

    注:檔案門類代碼是一級類別號,如文書檔案代碼、科技檔案代碼等。

    3.6

    項目號 project number

    產品、工程、課題、設備等不同類別項目檔案的代碼。

    3.7

    目錄號 catalogue number

    全宗內案卷所屬目錄的代碼。

    3.8

    案卷號 file number

    案卷排列的順序代碼。

    注:按組或冊整理的檔案可用組號或冊號。


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    3.9

    件號 item number

    歸檔的文件排列的順序代碼。

    3.10

    頁號 page number

    案卷內文件每頁排列的順序代碼。

    4 檔號編制原則和要求

    4.1 唯一性原則

    檔案館(室)內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。

    4.2 一致性原則

    檔號結構應與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一致。

    4.3 穩定性原則

    檔號一經確定,不應隨意改變。

    4.4 擴充性原則

    檔號應預留遞增容量,以便適應館(室)藏檔案擴充的需要。

    4.5 簡單性原則

    檔號力求簡短明了、減少代碼差錯,以提高處理效率。

    4.6 適用性原則

    檔號的編制宜適應不同的技術環境。

    5 檔號的構成元素

    檔號構成的元素包括以下內容。

    a)全宗號。

    b)類別號:

    ----一級類別號(檔案門類代碼);

    ----二級及三級類別號;

    ----項目號;

    ----目錄號;

    ----年度;

    ----保管期限代碼;

    ----機構/問題代碼。

    c)案卷號/組號/冊號。

    d)件號/頁號。


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    6 按卷整理檔案的檔號結構

    6.1 結構

    6.1.1 按卷整理的檔號結構應為:

    全宗號-類別號-案卷號/組號/冊號-件號/頁號

    6.1.2 按卷整理的檔號結構中,類別號的構成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼。其結構按相關規定或根據實際需要確定。

    示例1:

    檔案門類代碼·二級類別號·年度·保管期限代碼

    示例2:

    檔案門類代碼·項目號

    示例3:

    檔案門類代碼·二級類別號·三級類別號·年度

    6.1.3 結構說明:“xxx”不代表各代碼所占的位數。6.1.1結構中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。6.1.2中的各元素均屬類別號,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“·”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中。

    6.2 元素的選用

    6.2.1 全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、案卷號/組號/冊號為必選項,不應省略。

    6.2.2 二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼、件號/頁號為可選項,可根據實際需要選擇使用。


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    7 按件整理檔案的檔號結構

    7.1 結構

    7.1.1 按件整理的檔號結構應為:

    全宗號-類別號-件號

    7.1.2 按件整理的檔號結構中,類別號的構成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構/問題代碼。其結構按相關規定或根據實際需要確定。

    示例1:

    檔案門類代碼·二級類別號·年度·保管期限代碼·機構/問題代碼

    示例2:

    檔案門類代碼·年度·保管期限代碼·機構/問題代碼

    示例3:

    檔案門類代碼·保管期限代碼·年度

    7.1.3 結構說明:“xxX”不代表各代碼所占的位數。7.1.1結構中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。7.1.2中的各元素均屬類別號,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“·”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中。

    7.2 元素的選用

    7.2.1 全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、年度、保管期限代碼、件號為必選項,不應省略。

    7.2.2 二級及三級類別號、機構/問題代碼為可選項,可根據實際需要選擇使用。


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    8 檔號的編制方法

    8.1 全宗號的編制方法

    8.1.1 一般采用4位代碼標識全宗號。其中第1位用大寫漢語拼音字母標識全宗屬性,后3位用阿拉伯數字標識順序號。

    8.1.2 在同一個檔案館(室)內,全宗屬性代碼不應重復。

    8.1.3 在同一個全宗屬性內按排列次序流水編制全宗順序號。不應有重號。

    示例1:某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗,標識為“X013”。

    示例2:某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗,標識為“J004”。

    示例3:某省檔案館藏第123號全宗,標識為“R123”。

    示例4:某省檔案館藏已撤銷的某地行署003號全宗,標識為“D003”。

    8.2 檔案門類代碼的編制方法

    8.2.1 采用2位大寫漢語拼音字母標識檔案門類代碼。

    示例:機關檔案門類代碼標識為:文書“WS”、科技“KKJ”、人事“RS”、會計“KU”、專業“2 、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業務數據“SJ”、公務電子郵件“YJ”、網頁信息“WY”、社交媒體“MT”、實物檔案“SW”。

    8.2.2 在同一個檔案館(室)內或一個全宗內,不應有重復的檔案門類代碼。

    8.3 二級及三級類別號的編制方法

    8.3.1 二級及三級類別號的設置應科學、簡潔。根據實際情況,可擴展至四級。

    8.3.2 采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或二者的組合編制二級及三級類別號,不應有重號。示例:行政許可檔案中登記注冊檔案中的注冊類檔案,標識為“XK·ZC··01”。

    8.4 項目號的編制方法

    采用項目、課題、設備儀器等的代號或型號標識項目號。

    8.5 年度的編制方法

    采用4位阿拉伯數字標識文件(檔案)的形成年度。

    8.6 保管期限代碼的編制方法

    采用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數字的組合標識保管期限。以代碼“Y”標識永久;以代碼“D”十年限標識定期。

    示例:保管期限為定期30年的標識為“D30”。

    8.7 機構/問題代碼的編制方法

    采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或漢字標識機構/問題。

    示例1:采用漢字“辦公室”標識辦公室。

    示例2:采用代碼“003”標識黨務類。

    8.8 案卷號/組號/冊號的編制方法

    8.8.1 采用阿拉伯數字標識案卷號/組號/冊號。檔案館(室)應按照實際數量確定案卷號/組號/冊號的位數。


    DA/T 13-2022

    8.8.2 應在案卷號/組號/冊號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制案卷號/組號/冊號,不應有重號。

    8.9 件號的編制方法

    8.9.1 采用阿拉伯數字標識件號。檔案館(室)應按照實際數量確定件號的位數。

    8.9.2 應在件號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制件號,不應有重號。

    8.10 頁號的編制方法

    8.10.1 采用阿拉伯數字標識頁號。檔案館(室)應按照實際數量確定頁號的位數。

    8.10.2 應從卷內首頁檔案開始按照排列次序流水編制頁號,不應有重號??瞻醉摬痪幹祈撎?。

    8.11 檔號編制示例

    為便于理解檔號的使用方法,方便操作,附錄A給出了檔號編制的具體示例。


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    附錄A

    (資料性)

    檔號編制示例

    A.1 按卷整理的檔號編制示例

    以下給出了按卷整理的檔號編制示例。

    示例1:J019-ZY·JC·CC·2019·D30-001-001

    說明:J019為全宗號,ZY為檔案門類代碼(專業檔案),JC為二級類別號(稅務稽查),CC為三級類別號(查處類),2019為年度,D30為保管期限代碼,001為案卷號,001為件號。

    示例2:J019-KU·01·2017-001-001

    說明:J019為全宗號,KU為檔案門類代碼(會計檔案),01為二級類別號(會計憑證),2017為年度,001為案卷號,001為件號。

    示例3:

    說明:A002為全宗號,RS為檔案門類代碼(人事檔案),001為案卷號,002為件號。

    示例4: 01-003

    說明:X032為全宗號;KJ為檔案門類代碼(科技檔案),KY為二級類別號(科研檔案),01為項目號,003為案卷號。

    示例5:02-005-054

    說明:X032為全宗號;KJ為檔案門類代碼(科技檔案),JJ為二級類別號(基建檔案),02為項目號,005為案卷號,054為頁號。

    示例6:

    說明:K021為全宗號,ZP為檔案門類代碼(照片檔案),2019為年度,D30為保管期限代碼,025為組號,005為件號。

    示例7:C038-001-002-003

    說明:C038為全宗號,001為目錄號,002為案卷號,003為件號。

    A.2 按件整理的檔號編制示例

    以下給出了按件整理的檔號編制示例。

    示例1:A439-WS·2015·D30·003-005

    說明:A439為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書檔案),2015為年度,D30為保管期限代碼,003為問題代碼(黨務),005為件號。

    示例2:Z109-WS·2011·Y·辦公室-0001

    說明:Z109為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書檔案),2011為年度,Y為保管期限代碼,辦公室為機構代碼,0001為件號。

    示例3:Z008-WS·20

    說明:Z008為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書檔案),2019為年度,Y為保管期限代碼,037為件號。

    示例4:J019-LY·2019·Y-001

    說明:J019為全宗號,LY為檔案門類代碼(錄音檔案),2019為年度,Y為保管期限代碼,001為件號。

    示例5:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001

    說明:C015為全宗號,WY為檔案門類代碼(網頁信息檔案),TZGG為二級類別號(通知公告),2019為年度,D10為保管期限代碼,00001為件號。

    示例6:B168-SW·2015·Y-001

    說明:B168為全宗號,SW為檔案門類代碼(實物檔案),2015為年度,Y為保管期限代碼,001為件號。


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    參考文獻

    [1] GB/T 9705-2008 文書檔案案卷格式

    [2] GB/T 11821-2002 照片檔案管理規范

    [3] GB/T 11822-2008 科學技術檔案案卷構成的一般要求

    [4] GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

    [5] DA/T 1-2000 檔案工作基本術語

    [6] DA/T 9-1994明清檔案檔號編制規則

    [7] DA/T 12-2012全宗卷規范

    [8] DA/T 22-2015歸檔文件整理規則

    [9] DA/T 41-2008原始地質資料立卷歸檔規則

    [10] DA/T 42-2009企業檔案工作規范

    [11] DA/T 50-2014數碼照片歸檔與管理規范

    [12] DA/T 66-2017城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規范

    [13] DA/T 78-2019錄音錄像檔案管理規范

    [14] DA/T 79-2019證券業務檔案管理規范

    [15] DA/T 80-2019政府網站網頁歸檔指南

    [16] 企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定(國家檔案局令第10號)

    [17] 機關檔案管理規定(國家檔案局令第13號)

    [18] 數字檔案室建設指南(檔辦發〔2014〕4號)


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